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Fichiers de renseignements personnels
La Commission des services juridiques détient aux fins de ses opérations quatre fichiers de renseignements personnels.
A) Employés de la Commission des services juridiques
- Nom du fichier
• Liste des employés de la Commission des services juridiques
- Description sommaire du fichier
• Informations nécessaires à la gestion des ressources humaines au service de la Commission des services juridiques
Contenu du fichier
- Catégorie de personnes concernées par les renseignements contenus au fichier
• Le personnel
- Catégorie(s) de renseignements
4a) Catégorie principale :
• Gestion du personnel
4b) Catégorie(s) de renseignements mentionnés :
• Identité
• Gestion du personnel
- Provenance des renseignements
• Le membre du personnel concerné
Utilisation du fichier
- Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés
• Pour la gestion du personnel et le paiement des salaires
- Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions
• La Trésorerie et les Services financiers
Mesures de sécurité et mode de gestion du fichier
- Supports utilisés
• Électronique et papier. Des dossiers physiques pour les employés et les paies; un logiciel de préparation de la paie et de fiches d’assiduité;
- Unité(s) administrative(s) responsable(s) de la gestion du fichier
• La Trésorerie et les Services financiers
- Mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements
• Les dossiers physiques sont conservés dans un classeur sécurisé situé dans un bureau qui ferme à clé
• Les données électroniques sont protégées par des codes d’accès réservés aux responsables de la paie de la Trésorerie et des Services financiers
B) Avocats de la pratique privée
- Nom du fichier
• Avocats de la pratique privée
- Description sommaire du fichier
• Liste des avocats de la pratique privée qui acceptent des mandats d’aide juridique
Contenu du fichier
- Catégorie de personnes concernées par les renseignements contenus au fichier
• Avocats qui acceptent des mandats en vertu de l’article 52 de la Loi sur l’aide juridique et sur la prestation de certains autres services juridiques
- Catégorie(s) de renseignements
4a) Catégorie principale :
• Identité
4b) Catégorie(s) de renseignements mentionnés :
• Renseignements financiers
- Provenance des renseignements
• De l’avocat concerné et des centres régionaux d’aide juridique qui émettent les mandats d’aide juridique à la demande de la clientèle
Utilisation du fichier
- Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés
• Pour procéder au paiement des honoraires des avocats de la pratique privée qui acceptent des mandats de l’aide juridique conformément à l’article 52 de la Loi sur l’aide juridique et sur la prestation de certains autres services juridiques
- Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions
• Le Service de l’approbation des honoraires de la pratique privée, la Trésorerie et les Services financiers et le Service de l’informatique
Mesures de sécurité et mode de gestion du fichier
- Supports utilisés
• Papier et électronique. Le logiciel de paiement des comptes à la pratique privée; dossiers physique de facturation et de paiement
- Unités administratives responsables de la gestion du fichier
• Le Service de l’approbation des honoraires de la pratique privée et la Trésorerie et les Services financiers
- Mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements
• Les dossiers physiques sont conservés dans des classeurs
• Les données électroniques sont protégées par des codes d’accès connus uniquement des personnes qui travaillent à l’approbation des honoraires de la pratique privée et au personnel autorisé du Service de l’informatique.
C) Clients du réseau de l’aide juridique
- Nom du fichier
• Les clients de l’aide juridique
- Description sommaire du fichier
• Noms et identifications de toutes les personnes qui ont fait une demande d’aide juridique acceptée ou refusée
Contenu du fichier
- Catégorie de personnes concernées par les renseignements contenus au fichier
• Les personnes physiques ou morales qui ont présenté une demande d’aide juridique
- Catégorie(s) de renseignements
4a) Catégorie principale :
• Identité
4b) Catégorie(s) de renseignements mentionnés :
• Identité
• Facteurs socio-économiques, financiers et familiaux
- Provenance des renseignements
• De la personne concernée et des centres régionaux d’aide juridique créés en vertu de la Loi sur l’aide juridique et sur la prestation de certains autres services juridiques
Utilisation du fichier
- Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés
• Pour fins de vérification de l’admissibilité à l’aide juridique d’un bénéficiaire de l'aide juridique
• Pour la gestion du régime d’aide juridique
- Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions
• Le Service de l’informatique, le Service de l’approbation des honoraires de la pratique privée et la direction de la Commission des services juridiques
Mesures de sécurité et mode de gestion du fichier
- Supports utilisés
• Électronique. Les listes de clients sont transmises à la Commission des services juridiques par les centres régionaux d’aide juridique via une réplication des données du réseau privé virtuel sécurisé.
- Unité (s) administrative(s) responsable(s) de la gestion du fichier
• Le Service de l’informatique
- Mesure de sécurité prise pour assurer la protection des renseignements
• Les données informatiques sont confidentielles en vertu de la Loi sur l’aide juridique et sur la prestation de certains autres services juridiques et le Code de déontologie des avocats et ces données électroniques ne sont accessibles qu’au personnel autorisé du Service de l’informatique.
D) Fournisseurs de la Commission des services juridiques
- Nom du fichier
• Fournisseurs de la Commission des services juridiques
- Description sommaire du fichier
• Noms et identifications de toutes les personnes et entreprises qui sont les fournisseurs de la Commission des services juridiques
Contenu du fichier
- Catégorie de personnes concernées par les renseignements contenus au fichier
• Les personnes physiques ou morales qui ont livré des biens ou des services à la Commission des services juridiques
- Catégorie(s) de renseignements
4a) Catégorie principale :
• Identité
4b) Catégorie(s) de renseignements mentionnés :
• Financiers
- Provenance des renseignements
• La personne concernée ou un organisme privé
Utilisation du fichier
- Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés
• Archives des bons de commandes, des factures et des avis de paiement
- Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions
• Les membres de la Trésorerie et des Services financiers ainsi que du Service de l’informatique
Mesures de sécurité et mode de gestion du fichier
- Supports utilisés
• Électronique et papier. Le logiciel de paiement des factures; les dossiers physiques de facturation et de paiement;
- Unité(s) administrative(s) responsable(s) de la gestion du fichier
• La Trésorerie et les Services financiers
- Mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements
• Les dossiers physiques qui sont conservés dans les classeurs
• Les données électroniques sont protégées par des codes d’accès connus uniquement des personnes qui travaillent à la Trésorerie et aux Services financiers ainsi que du personnel autorisé du Service de l’informatique
E) Avocats de la pratique privée – Prestation de certains autres services juridiques
- Nom du fichier
• Avocats de la pratique privée – Prestation de certains autres services juridiques
- Description sommaire du fichier
• Liste publique des avocats de la pratique privée qui acceptent d’accorder leurs services aux personnes visées aux articles 61.1 et 83.1 de la Loi sur l’aide juridique et sur la prestation de certains autres services juridiques (loi)
Contenu du fichier
- Catégorie de personnes concernées par les renseignements contenus au fichier :
• Avocats de la pratique privée qui acceptent d’accorder leurs services aux personnes visées aux articles 61.1 et 83.1 de la Loi sur l’aide juridique et sur la prestation de certains autres services juridiques (loi)
- Catégorie(s) de renseignements
4a) Catégorie principale :
• Identité
4b) Catégorie(s) de renseignements mentionnés:
• Renseignements sur les qualifications professionnelles
- Provenance des renseignements
• De l’avocat concerné
Utilisation du fichier
- Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés
• Pour permettre à la Commission des services juridiques de procurer à un accusé les services professionnels d’un avocat dans le cadre du chapitre III de la Loi sur l’aide juridique et sur la prestation de certains autres services juridiques
- Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions
• Les employés de la Direction de la gestion de certains services autres que l’aide juridique et du Service de l’informatique
Mesures de sécurité et mode de gestion du fichier
- Supports utilisés
• Papier et électronique
• Dossier physique de la liste des avocats et fichiers électroniques
- Unité administrative responsable de la gestion du fichier
• La Direction de la gestion de certains services autres que l’aide juridique
- Mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements
• La liste est conservée dans des classeurs
• Les données électroniques sont protégées par des codes d’accès connus uniquement des personnes qui travaillent à la Direction de la gestion de certains services autres que l’aide juridique et du personnel autorisé du Service de l’informatique
F) Experts
- Nom du fichier
• Experts dont les services sont payés par la Commission des services juridiques et les centres régionaux d’aide juridique.
- Description sommaire du fichier
• Noms et identifications de tous les experts et firmes d’experts dont les services sont payés par la Commission des services juridiques ou les centres régionaux d’aide juridique.
Contenu du fichier
- Catégorie de personnes concernées par les renseignements contenus au fichier :
• Les personnes physiques ou morales qui ont préparé ou complété des expertises à la demande de la Commission des services juridiques et des centres régionaux d’aide juridique
- Catégorie(s) de renseignements
4a) Catégorie principale :
• Identité
4b) Catégorie(s) de renseignements mentionnés:
• Financiers
- Provenance des renseignements
• De la personne concernée ou d’un centre régional d’aide juridique
Utilisation du fichier
- Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés
• Pour permettre à la Commission des services juridiques de procurer à un accusé les services professionnels d’un avocat dans le cadre du chapitre III de la Loi sur l’aide juridique et sur la prestation de certains autres services juridiques
- Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions
• Les employés de la Trésorerie et des Services financiers, du Service de l’informatique, du Service de l’approbation des honoraires de la pratique privée et la direction de la Commission des services juridiques
Mesures de sécurité et mode de gestion du fichier
- Supports utilisés
• Papier et électronique
• Dossier physique de la liste des experts et fichier électronique
- Unité administrative responsable de la gestion du fichier
• La Trésorerie et les Services financiers ainsi que le Service de l’approbation des honoraires de la pratique privée
- Mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements
• Les dossiers physiques sont conservés dans les classeurs
• Les données électroniques sont protégées par des codes d’accès connus uniquement des personnes qui travaillent à la Trésorerie et au Service financier ainsi que du personnel autorisé du Service de l’informatique et du Service de l’approbation des honoraires de la pratique privée
