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Aide - Facturation des mandats d'aide juridique

Introduction

La Commission des services juridiques offre aux avocats de la pratique privée un service de facturation en ligne. Vous pouvez préparer et soumettre votre facturation (réclamer des honoraires, déboursés ou kilométrage), modifier votre profil et consulter votre relevé de compte.

La facturation en ligne utilise un algorithme de chiffrement avec un cryptage sur 128 bits pour la transmission des informations de facturation.

Pour avoir accès à ce système de facturation en ligne, vous devez être un avocat ou un notaire ayant déjà obtenu un mandat d'aide juridique.

Afin d'obtenir un code d'utilisateur et un mot de passe personnalisé, vous devez nous faire parvenir une demande d'inscription en cliquant sur le lien 'Demande d'inscription' de la page d'accueil de la Facturation des mandats d'aide juridique.

Il est recommandé d'utiliser les navigateurs Google Chrome, Firefox ou Safari. Il est aussi nécessaire d'avoir le logiciel Adobe Reader afin d'accéder à vos factures et avis de paiement.
  • Guide d'utilisation
  • Auteur: Commission des services juridiques    2018-06-26

    Menu

    Liens Ignorer la navigation.

    Vers le haut Se connecter

    CONNEXION
    La page Connexion vous donne accès à la facturation en ligne de la Commission des services juridiques.

    Vous devez entrer votre code d'utilisateur et votre mot de passe qui vous ont été transmis par courriel.

    Code d'utilisateur: Veuillez inscrire votre code d'utilisateur 
    Mot de passe: La Commission vous a transmis deux mots de passe:
    1. - Le mot de passe 1 donne un accès limité vous permettant seulement de traiter des données de facturation, aucun accès aux relevés et au formulaire d'adhésion au dépôt direct;
    2. - Le mot de passe 2 vous donne un accès illimité vous permettant d'accéder à votre relevé de compte, au relevé 27,  au formulaire d'adhésion au dépôt direct et à a facturation en ligne.  Il est de votre responsabilité de conserver la confidentialité de ce mot de passe.
    MOT DE PASSE OUBLIÉ?
    Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur le lien Mot de passe oublié?.
    Par mesure de sécurité vous devez obligatoirement nous fournir:
    1. Votre code d'avocat
    2. Votre année d'adhésion au Barreau


    Sélectionnez la case à cocher 'Je ne suis pas un robot' et cliquez sur le bouton 'Soumettre'. Un courriel sera acheminé directement à la Commission des services juridiques qui procèdera à la réinitialisation de votre mot de passe. 
    Si vous n'avez fourni votre année d'inscription au barreau, vous devrez envoyer un courriel à qfvicsj.qc.ca pour une demande de réinitialisation de votre mot de passe et fournir l'année d'inscription.

    Vers le haut Demande d'inscription

    FORMULAIRE D'INSCRIPTION À LA FACTURATION DES MANDATS D'AIDE JURIDIQUE
    Pour avoir accès au système de la Facturation des mandats d'aide juridique en ligne, vous devez être un avocat ou un notaire ayant déjà obtenu un mandat d'aide juridique. Afin d'obtenir un code d'utilisateur et vos mots de passe, vous devez remplir le formulaire de Demande d'inscription ci-après:

    Formulaire d'inscription à la facturation des mandats d'aide juridique

    Champs à remplir:

    1. Code d'avocat/Notaire:  Code assigné à l'avocat ou au notaire par la Commission des services juridiques lors de l'obtention du mandat
    2. Nom de famille:  Nom de l'avocat ou du notaire
    3. Prénom: Prénom de l'avocat ou du notaire
    4. Courriel:  Courriel de l'avocat ou du notaire
    5. Confirmation courriel:  Courriel de l'avocat ou du notaire. 
    6. Téléphone:  Téléphone de l'avocat ou du notaire
    7. Année d'inscription au Barreau ou à la Chambre des notaires.  Cette donnée est utilisée comme mesure de sécurité
    8. Numéro de de membre du Barreau ou de la Chambre des notaires:  Numéro assigné par le Barreau du Québec  ou par la Chambre des notaires du Québec

    Cochez la case à cocher de confirmation:  J'accepte que le code d'utilisateur et les mots de passe me soient envoyés à l'adresse courriel mentionnée ci-dessus

    Cochez la case 'Je ne suis pas un robot' (par mesure de sécurité)

    Cliquez sur le bouton 'Soumettre' pour soumettre votre demande d'inscription.

    Un courriel sera envoyé à la Commission des services juridiques.  Prévoyez un délai de quelques jours ouvrables.  


    Un courriel vous sera retourné avec votre code d'utilisateur et vos mots de passe. 

    Vers le haut Convention de l'utilisateur

    CONVENTION DE L'UTILISATEUR
    Accès restreint

    Le système en ligne de la Facturation des mandats d’aide juridique de la Commission des services juridiques (CSJ) est un site restreint. Seuls les juristes de la pratique privée, désirant facturer la CSJ via ce système pour les services rendus dans le cadre de la Loi sur l'aide juridique et sur la prestation de certains autres services juridiques et son règlement, peuvent y avoir accès. 

    La violation de cette disposition peut entraîner des poursuites judiciaires.

    Le code d'utilisateur et les mots de passe sont strictement personnels et confidentiels. Il est donc interdit de les transmettre ou de les partager avec une autre personne.


    Vers le haut Inscription au dépôt direct

    ACCUEIL

    La page d'accueil s'affiche lorsque que vous êtes connecté au système de la Facturation des mandats d'aide juridique.  Votre nom apparaît en haut à droite pour vous indiquer que c'est bien votre profil qui est connecté.  La page affiche le menu qui vous donne accès à la facturation, aux relevés, à votre profil et à l'inscription au dépôt direct.  

    En tout temps vous pouvez cliquer sur le logo en haut à gauche pour retourner à la page d'accueil.

    INFO

    Sur la page d'accueil, vous avez un aperçu des deux dernières informations relatives au système de la Facturation en ligne des mandats d'aide juridique.

    Cliquez sur le titre ou sur le lien 'PLUS' pour avoir l'information complète.  Le lien vous redirige vers la page INFOS.


    Documents

    Divers documents sont disponibles sur la page d'accueil contenant des informations pertinentes pour aider la facturation dont:


    • Tarif Notaires: Entente intervenue entre le ministre de la justice et la chambre des notaires du Québec sur les conditions d'exercice, le mode de règlement des différends et le tarif des honoraires pour les services rendus dans le cadre de la loi sur l'aide juridique et sur la prestation de certains autres services juridiques;
    • Tarif Morcelé 2007: Liste des tarifs pour les mandats émis entre le 1er avril2007 et le 31 mars 2010;
    • Tarif Morcelé 2010: Entente entre le Ministre de la justice et le Barreau du Québec concernant le tarif des honoraires des avocats dans le cadre des services juridiques prévus au paragraphe 1.1 de l'article 4.7 de la Loi sur l'aide juridique et sur la prestation de certains autres services juridiques concernant la procédure de règlement des différends pour les mandats émis après le 1er avril 2010;
    • Concordance 2007:  Table permettant d'établir la concordance entre les articles du tarif 2007 et le tarif 2010;


    FORMULAIRE D'INSCRIPTION OU DE MODIFICATION AU DÉPÔT DIRECT
    Le formulaire d'inscription au dépôt direct vous permet d'adhérer en ligne au dépôt direct et de recevoir vos honoraires et débours directement dans votre compte de banque. 

    Vous devez OBLIGATOIREMENT nous fournir votre spécimen de chèque pour procéder à la facturation en ligne.

    Pour remplir le formulaire:

    Tous les champs sont obligatoires.

    1. Répondez aux questions de sécurité:
      • Année d'inscription au Barreau ou à la chambre des notaires (Cette information est utilisée à titre de sécurité. Si vous n'avez pas entré votre année d'inscription dans votre profil, vous devez obligatoirement l'inscrire dans votre profil avant de procéder à l'inscription au dépôt direct.  Un court délai sera nécessaire à la Commission des services juridiques pour traiter l'information).
      • Numéro de membre du Barreau ou de la chambre des notaires (Cette information est utilisé à titre de sécurité. Si vous n'avez pas entré votre numéro de membre dans votre profil, vous devez obligatoirement l'inscrire dans votre profil avant de procéder à l'inscription au dépôt direct.  Un court délai sera nécessaire à la Commission des services juridiques pour traiter l'information).
      • Question secrète: La question de sécurité que vous avez choisi dans votre profil.  Si aucune question ne s'affiche à l'écran, c'est que vous n'avez pas encore choisi votre question dans votre profil.  Allez dans votre profil, sélectionnez la question secrète, entrez la réponse à la question et cliquez sur le bouton 'Soumettre'.  Vous pourrez ensuite retourner dans le formulaire d'inscription au dépôt direct et remplir le formulaire;
    2. Prenez une photo de votre chèque, sauvegardez-le sur votre ordinateur et cliquez sur le bouton Parcourir pour le sélectionnez;
    3. Cochez la case à cocher pour le consentement;
    4. Cochez la case Je ne suis pas un robot;
    5. Cliquez sur le bouton Soumettre.

    Un courriel est alors acheminé directement à la Commission des services juridiques qui procédera au traitement dans un court délai. 

    Aussitôt que le formulaire sera acheminé, vous aurez automatiquement accès à la facturation en ligne.




    Vers le haut Préparer une facture

    FACTURATION - PRÉPARATION
    Pour créer une nouvelle facture pour un mandat qui n'a jamais été payé ou refusé ou pour compléter une facture en cours qui n'a pas été soumise, vous devez cliquer sur le menu Facturation -> Préparation. 

    Création d'une nouvelle facture

    1. Entrez un numéro de mandat (RR-BB-NNNNNNNN-NN) et cliquez sur le bouton Préparer la facture.  Le numéro de mandat est composé de:
    • RR = Numéro de région
    • BB = Numéro de bureau
    • N = Numéro de dossier  (le numéro de dossier est le numéro inscrit dans la case No dossier de votre mandat, sur la 2ème ligne s'il y a lieu)

    Le numéro de la région, le numéro de bureau et le numéro de dossier doivent être séparés d'un tiret. 

    Deux numéros inscrits dans la case No Dossier
    S'il existe deux numéros inscrits, dans la case No dossier de votre mandat, veuillez prendre celui figurant sur la 2ième ligne.  Pour la région de Montréal, celui-ci commence par une lettre.
    Vous pouvez entrer les 14 premiers caractères du numéro de mandat (ex: 18-01-12345678) et le système affichera la dernière image correspondant au mandat.

    Conditions appliquées

    1. Est-ce que le format du mandat est valide?
    2. Est-ce un numéro de mandat valide?
    3. Est-ce la dernière image du mandat?
    4. Est-ce que les versions précédentes ont déjà été traitées ou payées?
    5. Est-ce que l'image du mandat a déjà été facturé?
    6. Est-ce que la facture a déjà été soumise?
    7. Est-ce que le mandat a déjà été traité?


    Si le système ne trouve pas le mandat, vérifier les points suivants ainsi que votre document Attestation d'Admissibilité et Mandat:
    1. Le numéro de mandat est bien inscrit;
    2. Cette attestation est régulière et non conditionnelle;
    3. Le mandat est bien à votre nom et avec le bon code d'avocat;
    4. La date du mandat est peut-être trop récente et la Commission ne l'a pas encore reçu;


    Factures non soumises

    Cette option vous permet de compléter une facture que vous avez mise en attente et qui n'a pas été soumise.  Une sauvegarde est créée automatiquement dès que vous entrez dans une facture donc vous ne perdez rien si vous laissez la facture à n'importe quel moment.

    1. Pour modifier une facture non soumise, cliquez sur le numéro de mandat correspondant dans la grille;
    2. Pour supprimer une facture non soumise, cliquez sur le x rouge à droite dans la grille sur la ligne correspondant au numéro de mandat; 

    N.B.

    Si vous ne voulez qu'envoyer des pièces justificatives, vous n'avez pas besoin de faire une nouvelle facture.  Simplement envoyer vos pièces de la facture à partir du formulaire en ligne  Facturation->Pièces justificatives ou par télécopieur avec le bordereau de transmission.


    Veuillez noter que les factures non soumises à la Commission seront conservées pour une période de 30 jours.  Si vous désirez conserver une facture plus longtemps, vous n'avez qu'à y accéder de nouveau.  Vous recevrez un message 5 jours avant la destruction de la sauvegarde.

    Vers le haut Réviser une facture

    FACTURATION -> RÉVISION
    La révision d'une facture vous permet de soumettre ou de compléter une révision pour une facture déjà payée ou refusée pour laquelle vous désirez réclamer de nouveaux honoraires ou déboursés.

    Soumettre une révision

    1. Entrez le numéro de la facture (ex: WP1234567890)  et cliquez sur le bouton Créer une révision.  Le numéro de facture est composé du format suivant:
    • 1er et 2e caractère: Alphabétique
    • 3e à 12e caractère: Numérique

    Ne mettez pas le suffixe -00.  Vous pouvez entrer les 2 premiers caractères du numéro de la facture(ex: WP, WM or WN) et le système affichera toutes vos factures déjà soumises. Ensuite vous n'avez qu'à sélectionner une facture dans la liste déroulante.

    Révisions non soumises

    1. Pour modifier une révision non soumise, cliquez sur le numéro de facture correspondant dans la grille;
    2. Pour supprimer une révision non soumise, cliquez sur le x rouge à droite dans la grille sur la ligne correspondant au numéro de facture; 

    Conditions appliquées

    1. Est-ce que le format de la facture est valide?
    2. Est le numéro de la facture est en cours de préparation?
    3. Est-ce que la facture existe?
    4. Est-ce que le mandat existe?

    Si le système ne trouve pas la facture:
    1. Vérifier si le numéro de facture est bien iscrit
    2. La facture n'est pas à votre nom

    N.B.

    Si vous ne voulez qu'envoyer des pièces justificatives, vous n'avez pas besoin de faire une nouvelle facture.  Simplement envoyer vos pièces à partir du formulaire en ligne  Facturation->Pièces justificatives ou par télécopieur avec le bordereau de transmission.

    Veuillez noter que les révisions non soumises à la Commission seront conservées pour une période de 30 jours.  Si vous désirez conserver ces révisions plus longtemps, vous n'avez qu'à y accéder de nouveau.  Vous recevrez une message 5 jours avant la destruction de la sauvegarde.

    Vers le haut Imprimer une facture

    FACTURATION -> IMPRESSION
    En tout temps, vous pouvez réimprimer un bordereau ou une facture déjà soumise.

    Pour imprimer:

    1. Entrez le numéro de la facture (ex: WP1234567890-11) Le numéro de la facture est composé du format suivant: 1er et 2e caractère: Alphabétique, 3e à 12e caractère: Numérique, 14e caractère: Tiret, 15e à 16e caractère: Numérique;
      • N'oubliez pas de mettre le suffixe -00.
      • Vous pouvez entrer les 2 premiers caractères du numéro de la facture(ex: WP) et le système affichera toutes vos factures déjà soumises. Ensuite vous n'avez qu'à sélectionner une facture dans la liste déroulante.
    2. Sélectionnez la case à cocher Bordereau et/ou Facture
    3. Cliquez sur le bouton Imprimer


    Si le système ne trouve pas la facture, vérifier les points suivants:

    1. Le numéro de facture est bien inscrit;
    2. La facture n'est pas à votre nom;

    Si la copie n'apparaît pas:

    1. Vous devez permettre l'affichage des fenêtres intempestives (contextuelles) pour notre site;  Voir la rubrique Afficher la facture dans le navigateur
    2. Vous n'avez pas Adobe Reader




    Vers le haut Envoyer pièces justificatives

    FACTURATION -> PIÈCES JUSTIFICATIVES
    Le formulaire d'envoi des pièces justificatives en ligne vous permet de joindre des documents ou d'ajouter des informations additionnelles à votre facture.

    En tout temps, vous pouvez envoyer vos pièces justificatives pour une facture déjà soumise.  Par contre il est préférable que les pièces justificatives soient envoyées en même temps que votre facture afin d'éviter que votre facture soit refusée en raison d'un manque de pièces.


    Pour envoyer vos pièces:

    1. Entrez le numéro de la facture (ex: WP1234567890-11) Le numéro de la facture est composé du format suivant: 1er et 2e caractère: Alphabétique, 3e à 12e caractère: Numérique, 14e caractère: Tiret, 15e à 16e caractère: Numérique.
      • N'oubliez pas de mettre le suffixe -00;
      • Vous pouvez entrer les 2 premiers caractères du numéro de la facture(ex: WP) et le système affichera toutes vos factures déjà soumises. Ensuite vous n'avez qu'à sélectionner une facture dans la liste déroulante;
    2. Cliquez sur le bouton Accéder au formulaire pour ouvrir le formulaire d'envoi des pièces justificatives;

     

    Si le système ne trouve pas la facture, vérifier les points suivants:
    1. Le numéro de la facture est bien inscrit;
    2. La facture n'est pas à votre nom;

    Factures soumises des 52 dernières semaines:

    1. La grille affiche toutes vos factures soumises des 52 dernières semaines.  Le nombre de pièces envoyés pour une facture apparaît à la dernière colonne Nbre pièces env.;
    2. Dans la grille, cliquez sur le numéro de facture désirée pour ouvrir le formulaire d'envoi des pièces justificatives et envoyer des pièces pour cette facture;




    FORMULAIRE EN LIGNE D'ENVOI DE PIÈCES JUSTIFICATIVES
    Formulaire vous permettant de joindre des documents ou d'ajouter des informations à votre facture.
    Vous pouvez inclure plusieurs pièces dans un envoi et inscrire une note explicative si nécessaire.

    Suivez ces étapes pour l'envoi de vos pièces justificatives:

    1. Cliquez sur le bouton 1-Sélectionner les fichiers et choisissez vos fichiers sur votre ordinateur.  Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers à la fois et cliquez sur le bouton ouvrir; Quand la sélection est terminée un nouveau bouton apparaîtra 2-Télécharger les pièces;
    2. Cliquez sur le bouton 2-Télécharger les pièces et attendre la fin du téléchargement.  Un tableau nommé Fichiers téléchargés apparaîtra avec les pièces téléchargées et la taille des pièces;
    3. Inscrivez une note si nécessaire. Si votre texte dépasse 1000 caractères, utilisez un document Word et annexez-le en pièces jointe;
    4. Cliquez sur le bouton 3-Soumettre; Attendre que la compression et l'envoi des fichiers soient complétés.  Vous pouvez constater la progression dans la barre de progression verte dans le bas de l'écran   Envoi des fichier en cours. 
    5. Lorsque l'envoi est complété, vous obtiendrez un message de confirmation Envoi complété.  
    6. Un courriel sera envoyé au système de Facturation des mandats d'aide juridique avec toutes les pièces jointes attachées et une copie du courriel vous sera acheminée avec la liste des pièces jointes;

    Si vous désirez envoyer qu'une note sans pièce jointe, écrire celle-ci dans un document Word et annexez-le en pièces jointes. Mentionnez dans le champ Note que le document Word contient votre texte.

    Si vous désirez envoyer de nouvelles pièces justificatives pour la même facture, cliquez sur le lien Envoyer de nouveau des pièces pour cette facture.


    Si vous désirez envoyer des pièces justificatives pour une autre facture, cliquez sur le lien Envoyer des pièces pour une autre facture.

    Vers le haut Afficher la facture (ou autre fichier PDF) dans le navigateur

    NAVIGATEUR CHROME
    1. Cliquez sur le cadenas dans la barre d'adresse
    2. Cliquez sur Paramètres du site
    3. Sélectionnez  « Autoriser »  pour les Fenêtres pop-ups 
    NAVIGATEUR IE
    1. Cliquez l'îcone Outils (roue d'engrenage) sur la barre en haut à droite et sélectionnez « Options Internet »
    2. Sélectionnez l'onglet « Confidentialité »
    3. Sous Bloqueur de fenêtres contextuelles, cliquez sur « Paramètres »
    4. Ajoutez l'adresse www.csj.q.ca. dans les sites autorisés et cliquez sur le bouton Fermer
    NAVIGATEUR SAFARI
    1. Cliquez sur le lien « Safari » dans le menu du navigateur en haut de l'écran
    2. Sélectionnez « Préférences » pour ouvrir la fenêtre « Préférences générales »
    3. Cliquez sur l'item « Sécurité ».
    4. Désélectionnez la case « Bloquer les fenêtres surgissantes ».
    NAVIGATEUR FIREFOX
    1. Cliquez sur l'îcone de trois lignes (Ouvrir le menu) sur la barre en haut à droite
    2. Sélectionnez  « Modules complémentaires» 
    3. Cliquez sur Plugins et activez Adobe Acrobat
    NAVIGATEUR EDGE
    1. Cliquez sur les 3 points à droite dans la barre d'adresses
    2. Cliquez sur   « Paramètres »
    3. Cliquez sur  « Afficher les paramètres avancés  »
    4. Désactivez   « Bloquer les fenêtres contextuelles  »

    Vers le haut Mandat

    FACTURATION -> FACTURER-> MANDAT
    Cette page affiche les informations du mandat sélectionné.  Elle est divisée en 2 sections.

    Renseignements généraux

    La première section contient des informations qui proviennent directement du mandat et qui sont non modifiables:
    • Nom et adresse du requérant
    • Dossier CCJ
    • No Séquence
    • No Dossier cour
    • Mandat confié au nom du C.C.J. par
    • Code
    • Type
    • Date du mandat
    • Dossier ouvert le
    • Fermé le
    • Nature et objet du mandat

    Informations additionnelles

    La seconde section présente les éléments que vous pouvez compléter.
    • Votre numéro de dossier: apparaît dans le relevé de compte sous Ref:;
    • Numéros additionnels de dossier de cour: à ajouter seulement si le plumitif est différent ou que la cause n'apparaît pas sur le mandat;
      • Important! Si vous avez plusieurs numéros additionnels de dossier de cour, vous devez séparer vos numéros par un point-virgule (ex: 12345;67890)
    Entrez les informations si nécessaire et cliquez sur le bouton 'Sauvegarder'

    N.B.

    Si le mandat est de nature matrimoniale et que le No Dossier cour est manquant, si vous possédez cette information svp veuillez l'entrer dans les Informations additionnelles dans No Dossier cour (apparaissant en rouge).

    Vers le haut Honoraires

    FACTURATION -> FACTURER -> HONORAIRES
    Cette page vous permet de réclamer des honoraires relatifs aux services rendus pour le mandat sélectionné.

    Notez que le tarif des honoraires est déterminé en fonction de la date d'ouverture du mandat (Ouvert le).

    Il est basé sur l'Entente entre le ministre de la Justice et le Barreau du Québec concernant le tarif des honoraires et les débours des avocats dans le cadre du régime d'aide juridique et concernant la procédure de règlement des différends en vigueur à la date d'ouverture de votre mandat.

    Pour ajouter des frais d'honoraires:

    1. Date: Entrez la date du service sous le format (AAAA-MM-JJ) ou cliquez sur l'image du calendrier et sélectionner la date dans le calendrier.  La date ne peut pas être antérieure à la date de début du mandat ni ultérieure à la date du jour;
    2. Liste des honoraires: Sélectionner un code d'honoraires dans la liste déroulante Liste des honoraires. Le montant s'affichera automatiquement dans la colonne Montant. Le montant est le tarif du code d'honoraires avant taxes;
    3. Montant: Si aucun tarif n'est disponible pour le code d'honoraires ou que le code d'honoraires est  D-H Considération spéciale ou  N.T. Service non tarifé, une boite de texte s'affichera dans la colonne Montant.  Vous devez entrer le montant dans la boite de texte. Le montant est le tarif avant taxes; 
    4. Bouton Ajouter: Cliquez sur le bouton  +.  Les honoraires sont transférés dans la grille Liste de honoraires;

    Grille des honoraires


    La grille des honoraires affiche tous les honoraires entrés pour la facture. 


    Supprimer un code d'honoraires: Pour supprimer un code d'honoraires, cliquez sur le X rouge à droite dans la colonne Supprimer sur la ligne correspondant au code d'honoraires à supprimer.

    Grilles des totaux

    • Total des honoraires:  Montant total avant taxes des honoraires réclamés
    • Montant total réclamé:  Montant total réclamé de la facture, avant taxes, incluant les honoraires, les déboursés et le kilométrage.


    N.B.

    1. Pour une de demande considération spéciale (D-H) ou un service non tarifé (N.T.), vous devez absolument remplir la section Commentaires.
    2. Les honoraires ajoutés sont sauvegardés automatiquement s'ils apparaissent dans le table du bas.
    3. Pour obtenir la liste des codes du tarif courant, veuillez consulter les documents listés sur la page d'accueil de notre de de la Facturation des mandats d'aide juridique: 
      • Tarif Notaires
      • Tarif Morcelé 2007
      • Tarif Morcelé 2010
      • Concordance 2007 (tableau liant l'ancien tarif de 2007 avec celui de 2010)


    Vers le haut Déboursés

    FACTURATION -> FACTURER -> DÉBOURSÉS
    Cette page vous permet de réclamer des déboursés que vous avez engagés pour le mandat sélectionné.

    Notez que la date du déboursé doit être ultérieure à la  date d'ouverture du mandat (Ouvert le) et antérieur ou égale à la date du jour.


    Pour ajouter un déboursé:

    1. Date: Entrez la date du déboursé sous le format (AAAA-MM-JJ) ou cliquez sur l'image du calendrier et sélectionner la date dans le calendrier.  La date ne peut pas être antérieure à la date de début du mandat ni ultérieure à la date du jour;
    2. Liste des déboursés: Sélectionner un déboursé dans la liste déroulante Liste des déboursés. 
    3. Montant: Entrez le montant dans la boite de texte. Le montant est le déboursé avant taxes; 
    4. Bouton Ajouter: Cliquez sur le bouton  +.  Les déboursés sont transférés dans la grille Liste de déboursés;


    Liste des déboursés

    La grille des déboursés affiche tous les déboursés entrés pour la facture. 

    Supprimer un déboursé: Pour supprimer un déboursé, cliquez sur le X rouge à droite dans la colonne Supprimer sur la ligne correspondant au déboursé à supprimer.

    Grilles des totaux

    • Total des déboursés:  Montant total avant taxes des déboursés réclamés
    • Montant total réclamé:  Montant total réclamé de la facture, avant taxes, incluant les honoraires, les déboursés et le kilométrage.

    N.B.

    • Pour les frais administratifs (FA) après l'année 2014, vous devez inscrire un montant minimum de $50 et multiple de 50;
    • Si vous réclamez un déboursé qui n'apparaît pas dans la liste de déboursés, vous pouvez utiliser AUTRES DÉBOURS (99) mais vous devez absolument remplir la section Commentaires;


    Vers le haut Kilométrage

    FACTURATION -> FACTURER -> KILOMÉTRAGE
    Cette page vous permet d'inscrire les frais de kilométrage liés aux déplacement effectués. 

    Pour ajouter des frais de kilométrage:


    1. Date: Entrez la date du déplacement sous le format (AAAA-MM-JJ) ou cliquez sur l'image du calendrier et sélectionnez la date dans le calendrier. 
      • La date ne peut pas être antérieure à la date de début du mandat (Ouvert le) ni ultérieure à la date du jour;
    2. Origine: Par défaut votre ville d'origine est sélectionnée dans la liste déroulante Origine.  Si aucune ville n'est sélectionnée ou si vous désirez changer la ville d'origine, sélectionnez la ville dans la liste Origine;
      • La ville d'origine est déterminée à partir de la ville inscrite sous Réf. Kilométrage dans votre profil et les distances sont déterminées en fonction de cette ville.  Si vous changez votre adresse dans le profil, veuillez-vous assurer que la ville de référence représente bien la nouvelle adresse.
    3. Destination: Sélectionnez la ville de destination.
      • Si la ville d'origine ou de destination n'apparaît pas dans les listes déroulantes, veuillez réclamer votre kilométrage dans la page Commentaires.
    4. Taux: Lorsque vous avez sélectionné la date, votre ville d'Origine et votre ville de Destination, le taux s'affiche selon le taux en vigueur  à la date inscrite. 
      • Le taux utilisé sera celui en vigueur lors du déplacement et est calculé automatiquement pour un aller-retour.
    5. Distance: Si la distance existe entre les deux villes sélectionnées dans les paramètres de l'application, la distance s'affichera dans la colonne Distance.  Si la distance est inexistante dans les paramètres de l'application, entrez la distance correspondante entre les deux villes sélectionnées pour un aller-retour;
      • Vous devez soumettre une distance minimum de 50 km aller-retour.
    6. Montant:  Le montant correspond à la distance entre les deux villes sélectionnées multipliée par le taux en vigueur lors du déplacement.  Le montant est le montant du déplacement avant taxes; 
    7. Bouton Ajouter: Cliquez sur le bouton  +.  Le kilométrage sera transféré dans la grille Liste des kilométrages;


    Liste des kilométrages


    La grille des kilométrages affiche tous les kilométrages entrés pour la facture.  

    Supprimer un kilométrage: Pour supprimer un kilométrage, cliquez sur le X rouge à droite dans la colonne Supprimer sur la ligne correspondant au kilométrage à supprimer.

    Grilles des totaux

    • Total du kilométrage:  Montant total avant taxes du kilométrage réclamé.
    • Montant total réclamé:  Montant total réclamé de la facture, avant taxes, incluant les honoraires, les déboursés et le kilométrage.

    Vers le haut Commentaires

    FACTURATION -> FACTURER -> COMMENTAIRES
    Cette page vous permet de préciser et d'ajouter de l'information supplémentaire à votre facturation qui aidera l'approbatrice à approuver votre facture.

    Vous devez obligatoirement remplir la page Commentaires si vous réclamez:
    1. Un service Non Tarifé (N.T.) ;
    2. Un dépassement d'honoraires ou une demande de considération spéciale (D-H);
    3. Un AUTRE DÉBOURS (D-H);
    4. Un kilométrage avec une ville non disponible dans la liste déroulante;


    N.B.

    • Vous disposez d'un maximum de 6,000 caractères pour votre commentaire;
    • Veuillez éviter d'utiliser des codes de mise en page (caractère gras, polices, style, etc.);

    Vers le haut Soumettre la facture

    FACTURATION -> FACTURER -> SOUMETTRE
    Cette page vous permet de soumettre votre facture à la Commission des services juridiques.

    Informations

    La section Informations vous donne de l'information sur le mandat et le No Facture (si révision).

    Sommaire

    Le tableau Sommaire vous permet de vérifier les montants réclamés dans chacune des sections:
    • Total des honoraires:    Montant avant taxes des honoraires réclamés;
    • Total des déboursés:     Montant total avant taxes des frais de déboursés réclamés;
    • Total du kilométrage:   Montant total avant taxes des kilométrages réclamés;
    • Montant total réclamé: Montant total réclamé avant taxes des pages Honoraires, Déboursés et Kilométrage;

    Taxes

    Cette section s'adresse aux avocats et aux notaires qui sont inscrits aux fichiers de la TPS et de la TVQ de Revenu Québec.

    Le tableau vous permet de modifier les numéros de taxes si elles sont différentes de votre profil pour cette facture.


    1. Enlever les nos de taxes: Si vous désirez supprimer vos numéros de taxes, cliquez sur le bouton Enlever les nos de taxes.  Les taxes seront automatiquement mises à 0 et le Grand total réclamé sera recalculé.  
    2. Pour inscrire de nouveaux numéros de taxe: Inscrire les nouveaux numéros de taxe dans les boites de texte No de TPS et No de TVQ et cliquez sur touche Tab de votre clavier.  Le système sauvegardera automatiquement les données et les montants de taxes seront recalculés si nécessaire;
    3. Pour récupérer les numéros de taxes du profil:  Pour récupérer les numéros de taxes du profil, cliquer sur le bouton Récupérer nos taxes du profil.  Le système récupérera les numéros de taxes du profil et recalculera les taxes automatiquement;


    N.B.

    • Il est recommandé d'ajouter les numéros de taxes dans votre profil avant de créer un nouvelle facture.  Si vous ajoutez les numéros de taxes dans votre profil et que vous accédez à une facture préalablement sauvegardée, les taxes ne seront pas calculées.  Vous devrez cliquer sur le bouton Récupérer nos taxes du profil.


    Facture intérimaire


    Lorsqu'un avocat ou un notaire rend des services dans le cadre du chapitre II de la Loi, il doit soumettre son relevé d'honoraires lorsque son mandat est complété.

    Un relevé provisoire  (facture intérimaire) peut être soumis pour les services professionnels rendus
    1. dans une cause en état au 30 juin d'une année donnée;
    2. depuis plus de 12 mois;
    3. en matière d'immigration, pour la préparation des formulaires de renseignements personnels pour le requérant ou pour chacun des autres membres de la famille dans le même dossier;
    4. dans le cadre d'un procès de longue durée en matière d'actes criminels relevant de la juridiction exclusive de la Cour supérieure de  juridiction criminelle, en vertu de l'acrticle 469 du Code criminel (L.R.C. 1985, c. C-46) qui ont été rendus au cours des 30 jours précédant l'envoi du relevé;
    5. lorsqu'un avocat rend des services en vertu du chapitre III de la Loi, il peut transmettre à la Commission son relevé d'honoraires et de débours à tous les mois;


    Pièces justificatives

    Si vous avez des pièces justificatives à transmettre, vous devez cocher la case appropriée afin de nous indiquer le mode de transmission soit En ligne ou par télécopieur.

    • En ligne: Le formulaire 'Envoi des pièces justificatives' vous permet d'envoyer vos pièces justificatives en ligne.  Vous avez accès au formulaire par le menu Facturation -> Pièces justificatives. Vous pouvez envoyer plusieurs pièces dans un même envoi.  Le type d'envoi En ligne est efficace, rapide et permet d'éviter plusieurs erreurs et un retard sur le paiement de votre facture.
    • Par télécopieur: Vous envoyez toutes vos pièces par télécopieur et vous annexez le bordereau de transmission.
      • N'oubliez pas d'indiquer sur le bordereau de transmission le nombre de pages lors de l'envoi par télécopieur afin de nous assurer que votre envoi est complet.
      • Il est très important que vous mettiez toujours ce bordereau en première page de tous vos envois que ce soit pour une facture originale, pour une révision ou simplement pour l'envoi de pièces.  Lors de la réception de votre envoi à la Commission, celui-ci n'est pas imprimé mais il est traité par un logiciel qui lit le code à barres sur le bordereau et par la suite achemine les pièces à la bonne facture.  Si vous n'utilisez pas notre bordereau, le traitement se fait manuellement et le traitement de la pièces peut être retardé ainsi que le paiement de votre facture.


    Bouton Aperçu de la facture

    Le bouton Aperçu permet de produire, avant qu'elle ne soit soumise, une copie de la facture.  Ceci vous permet de vérifier une dernière fois avant l'envoi si tous les montants réclamés ont été ajoutés.  Il n'y a pas de numéro de facture et de date sur cette copie, le numéro de facture est généré uniquement après avoir cliqué sur le bouton Soumettre.


    Bouton Soumettre la facture

    Le bouton Soumettre la facture transmet votre facture à la Commission des services juridiques. 


    ATTENTION! Il vous sera impossible de modifier quoi que soit sur cette facture une fois celle-ci soumise.

    Après avoir cliqué sur le bouton Soumettre, un message vous demande si vous êtes certain de vouloir transmettre votre facture.  Répondez 'OK' pour confirmer si vous désirez transmettre votre facture ou répondez 'Annuler' si vous voulez annuler la soumission de votre facture.

    Lorsque vous confirmez l'envoi de la facture, une copie de la facture s'affiche à l'écran avec ou sans le bordereau de transmission dépendamment du mode de transmission des pièces justificatives que vous avez choisi (En ligne ou par télécopieur).  Il est fortement recommandé d'enregistrer et d'imprimer cette copie pour vos dossiers personnels.   Si la copie n'apparaît pas, vous devez permettre l'affichage des fenêtre intempestives (voir note au bas de la page (1) Pour permettre l'affichage de la facture dans votre navigateur.

    Il est toujours possible de réimprimer une copie de la facture ou du bordereau à partir de la page Facturation -> Impression.  Si vous n'avez pas pris en note le numéro de la facture lorsqu'il s'est affiché à l'écran, vous n'avez qu'à vous rendre dans votre 'Relevé de compte'  dans le menu Relevés -> Relevé de compte et de prendre en note le numéro de la dernière facture soumise.

     De plus, un message en jaune vous avisera que votre facture a été transmise et que le délai de 30 jours commence à courir dès maintenant.  Il vous est aussi recommandé d'envoyer vos pièces le plus tôt possible afin d'éviter un refus.


    BORDEREAU DE TRANSMISSION
    Le bordereau doit obligatoirement être inclus dans tous vos envois de pièces justificatives qui sont transmis par télécopieur.

    Il est très important que vous mettiez toujours ce bordereau en première page de tous vos envois que ce soit pour une facture originale, pour une révision ou simplement pour l'envoi de pièces.

    Lors de la réception de votre envoi à la Commission, celui-ci n'est pas imprimé mais est traité par un logiciel qui lit le code à barres sur le bordereau et par la suite achemine les pièces à la bonne facture.
    Si vous n'avez pas utilisé notre bordereau, le traitement se fera manuellement et le traitement de la pièces pourrait être retardé ainsi que le paiement de votre facture.

    Le bordereau de transmission contient les références de facturation qui nous permettent de joindre les documents reçus à la facture que vous avez envoyée.

    Chaque facture doit avoir un envoi séparé pour ses pièces jointes.

    Il est toujours possible de réimprimer une copie du bordereau à partir de la page Facturation -> Impression.


    Vers le haut Relevé de comptes

    RELEVÉS -> RELEVÉ DE COMPTE
    Cette page affiche le relevé de compte de toutes vos factures traitées au cours des 48 derniers mois.

    Prendre note que votre relevé de compte est accessible seulement  avec le deuxième mot de passe que vous avez reçu par courriel.  Si vous accédez le relevé de compte avec le premier mot de passe, un message s'affichera à l'écran pour vous aviser d'utiliser le deuxième mot de passe.

    Informations disponibles dans le tableau du relevé de compte. Les factures sont triées en ordre chronologique par de date de facture, de la plus récente à la plus ancienne. Chaque colonne peut être triée, vous n'avez qu'à cliquer sur l'entête de la colonne pour avoir un tri ascendant ou un tri descendant.

    1. No Facture:  Numéro de la facture. Pour accéder à votre avis de paiement, cliquez sur le lien du numéro de facture en bleu.  Si le numéro de facture s'affiche en noir, c'est que la facture n'a pas encore été traitée par l'approbatrice.
    2. Requérant:  Nom de la personne qui réclame en justice.
    3. No Mandat:  Numéro de mandat qui se trouve sur le document d'Attestation d'Admissibilité et Mandat composé du numéro de la région, numéro de bureau et numéro de dossier.
    4. Facturée le:  Date à laquelle la facture a été reçue à la Commission des services juridiques.
    5. Réclamée le: Montant demandé à la Commission des services juridiques.
    6. Payée:  Si la facture a été traitée et que le statut est 'Payée', correspond au montant payé complètement ou partiellement par la Commission des services juridiques.
    7. No dépôt: Si la facture a été traitée et que le statut est 'Payée', correspond au numéro de référence du dépôt direct;
    8. Statut:  Le statut d'une facture indique son niveau de traitement.   Les statuts suivants sont possibles:  Facture soumise:  La facture a été enregistrée en ligne, l'information a été reçue mais n'est pas traitée.  En traitement: Le processus d'approbation est commencé.  Suspens:  Le processus d'approbation est interrompu car l'approbatrice manque d'informations.  Payée: Le processus d'approbation est terminé, la facture a été traitée par l'approbatrice et selon le cas, payée complètement ou partiellement.  Avis: La facture a été refusée par l'approbatrice.
    9. Commentaires: Pour afficher le commentaire en entier, déplacez la souris sur le texte de la colonne 'Commentaires'



    AVIS DE PAIEMENT
    Les avis de paiement sont disponibles seulement à partir de votre de relevé de compte.  Tous les avis des factures payées ou refusées pour une même date de traitement sont regroupés dans un document PDF (Adobe Reader).  La première page est le sommaire des factures traitées pour cette date et les pages suivantes représentent l'avis de paiement ou de refus de chacune de ces factures.  L'avis détaille les honoraires, déboursés et kilométrage payés ou refusés, ainsi que le commentaire de l'approbatrice s'il y a lieu, pour la facture.

    Pour afficher l'avis de paiement dans le relevé de compte, cliquez sur le lien du  numéro de facture qui apparaît en bleu.

    Si le document n'affiche pas après avoir cliqué sur le lien 
    1. Votre navigateur ne permet pas l'affichage des fenêtre intempestives.   Voir la rubrique Afficher la facture dans le navigateur ;
    2. Vérifier que la date de traitement du document est égale ou inférieur à la date du jour;
    N.B. Nous vous recommandons d'enregistrer les avis de paiement sur votre poste de travail car seuls les avis des 48 derniers mois sont disponibles.: 

    Pour sauvegarder:
    • Cliquez à droite de la souris et sélectionnez 'Enregistrer sous';
    • Sélectionnez l'emplacement de la sauvegarde et cliquez sur le bouton 'Enregistrer'

    Pour imprimer:
    • Dans le menu qui apparaît en haut de l'avis de paiement, cliquez sur l'icône de l'imprimante à droite;
    • La fenêtre d'impression s'affichera à l'écran.  Cliquez sur le bouton 'OK'

    Vers le haut Relevé 27

    RELEVÉS -> RELEVÉ 27
    Le relevé 27 est produit par la Commission des services juridiques pour votre déclaration de revenus.  Le tableau affiche vos relevés 27 pour les années à compter de 2017 où vous avez reçu des paiements de plus de 1000$.

    Prendre note que votre relevé de compte est accessible seulement  avec le deuxième mot de passe que vous avez reçu par courriel.  Si vous accédez le relevé de compte avec le premier mot de passe, un message s'affichera à l'écran pour vous aviser d'utiliser le deuxième mot de passe.


    Pour afficher le relevé 27:
    • Cliquez sur le lien qui apparaît en bleu dans la colonne Relevé 27 pour l'année désirée;
    • Le relevé 27 s'affichera à l'écran;

    Si le document n'affiche pas après avoir cliqué sur le lien 
    1. Votre navigateur ne permet pas l'affichage des fenêtre intempestives.   Voir la rubrique Afficher la facture dans le navigateur ;

    Pour sauvegarder:
    • Cliquez à droite de la souris et sélectionnez 'Enregistrer sous';
    • Sélectionnez l'emplacement de la sauvegarde et cliquez sur le bouton 'Enregistrer'

    Pour imprimer:
    • Dans le menu qui apparaît en haut de l'avis de paiement, cliquez sur l'icône de l'imprimante à droite;
    • La fenêtre d'impression s'affichera à l'écran.  Cliquez sur le bouton 'OK'

    Vers le haut Profil

    VOTRE PROFIL
    Cette page affiche les renseignements pour le paiement de vos factures.

    Il vous est possible de mettre à jour votre profil à partir de cette page et de soumettre les modifications apportés.
    • Pour des raisons de sécurité, veuillez prendre note que les modifications de votre profil seront vérifiées par la Commission avant d'être changées officiellement;
    • Les informations de votre profil seront utilisées pour toutes vos factures;

    Nom:   Votre nom et prénom

    Numéro d'assurance sociale:   Le numéro d'assurance sociale (NAS) est un numéro de neuf chiffres

    Adresse, ville, Province, Code postal, Téléphone, Télécopieur:
    Les coordonnées de votre bureau de travail

    Autre téléphone:   Numéro de téléphone supplémentaire (cellulaire)

    Courriel:   Adresse de transmission de messages écrits et de documents envoyés électroniquement par la Commission.

    Ville réf. kilométrage: La ville inscrite dans cette case sert de référence au calcul du kilométrage lié aux déplacements.  La liste des villes fournie dans la section kilométrage de la facturation est définie à partir de cette référence.

    Ces dernières informations seront utilisées dans les questions de sécurité lors de l'inscription à la Facturation des mandats d'aide juridique ou lors de l'inscription au dépôt direct.
    Année d'inscription au Barreau ou à la Chambre des notaires:L'année de votre inscription au Barreau ou à la Chambre des notaires.  

    Numéro de membre du Barreau ou de la chambre des notaires:
    Votre numéro de membre décerné par le Barreau ou la chambres des notaires.

    Question secrète:Sélectionnez une question secrète.

    Réponse:
    Entrez une réponse à votre question secrète que vous n'aurez pas de difficulté à retenir. .


    Taxe de vente

    • Vous n'aurez pas à inscrire les renseignements concernant vos taxes dans chacune de vos factures puisqu'une fois qu'ils sont inscrits ici, automatiquement ils apparaîtront dans la facture;
    • Si vous désirez modifier temporairement les informations TPS/TVQ pour une facture, vous pouvez le faire directement dans la facture son l'onglet Facturation -> Facturer -> Soumettre.

    Firme:  Nom sous lequel les numéros de taxes sont enregistrés

    No de TPS:  Numéro de TPS qui vous a été attribué par Revenu Canada. Seuls les neuf premiers chiffres doivent être entrés.  N'entrez pas de lettres.  Il ne s'agit pas d'un numéro d'assurance sociale, ni d'un numéro de consommateur, ni d'un numéro de certificat.

    No de TVQ: Numéro de TVQ qui vous a été attribué par Revenu Québec.  Seuls les dix premiers chiffres doivent être entrés pour le numéro de TVQ et il ne contient pas de lettres TQ.